一、总则
1.1为加强对本集团合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本办法。
1.2本办法适用于集团各事业处、直属经营单位相关部门对外签定的合同及合同的管理工作。
1.3本办法适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、供电（水、汽）合同、服务合同等。
二、管理机构及其职责
2.1 合同管理实行由集团法务部统一归口管理、各部门分别负责的管理体制。
2.2 法务部负责合同的修改与审核，定期检查合同的执行情况，发生纠纷后的处理。
2.3集团各事业处、直属经营单位相关部门（以下简称合同主导部门）负责主导与本部门、本公司业务相关的合同的谈判、拟订等事宜。并应设置兼职人员进行签定后的归档管理、跟踪管理、发生纠纷后的初步证据收集等合同管理工作。
2.4 各合同主导部门设置兼职管理人员，该人员系本部门的职员。
三、合同管理人员培训
3.1 法务部要做好合同主导部门、谈判人员、签定人员、兼职管理人员的业务培训，提高法律意识，更好的维护本公司的利益。
3.2 合同管理人员业务培训每年至少在6个学时，并进行相应的考核。
四、签订合同的程序及审查
4.1合同主导部门负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；
4.2合同主导部门具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；
4.3合同主导部门在订立合同前，应当将对方当事人基本情况以及合同类型、标的额、用途、经办人等基本情况以书面形式向法务部备案，备案申请表详见附件一。
4.4法务部可起草合同文本或对原合同草稿下达签订合同指导意见书（见附件二）。
4.5法务部审查完毕应出具合同审查意见书（见附件三）。
4.6法务部合同审查时间为三个工作日。
4.7合同主导部门负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报法务部门审核同意（附件四、附件五）；
4.8合同主导部门负责所承办合同原件归档。
4.9法务部对正式文本进行审查，认为符合法律规定，有利于企业经营的，审批同意；如果认为合同上有法律漏洞，应当要求合同主导部门补充修改。必要时，法务部可直接进行修改。
4.10对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约，但经总经理特别授权并发给委托证明书的例外。
五、合同的签订
5.1一般合同的签订、审查批准
5.1.1订立合同前，合同主导部门应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
5.1.2订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，应当采用书面形式；
“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
5.1.3当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
5.1.4合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
5.1.5合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。
5.1.6对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）
5.1.7价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
5.1.8履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或镇一级；
5.1.9买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库收发人员签单等。
5.1.10合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
5.1.11合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
5.1.12对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
5.1.13履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
5.1.14根据《合同法》对违约责任作适当约定，注意合同的公平性。
5.1.15解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构；除合同履行地在我住所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在地人民法院管辖
5.2重大经济合同的签订、审批和履行
5.2.1订立重大经济合同，须由合同主导部门牵头，会同财务部、审计部、法务部、总裁办等部门组成合同谈判小组，共同参与合同签订的调研、招标、谈判。未经合同谈判小组参与订立的重大合同，发生问题由合同承办部门负责。
5.2.2合同主导部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：
5.2.3合同主导部门要对方当事人主体资格审查。包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证(如是本地企业,这些信息可到“东莞市工商局”免费调取机读档案获取)。
5.2.4合同主导部门要对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。
5.2.5对方合同承办人员资格审查。包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。
5.2.6重大合同签订在遵合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同审查会审表交存法务部一份备案。
5.2.7合同主导部门在与对方谈判时，可视具体情况邀请法务部人员参加；
六、合同的履行
6.1合同主导部门应当按照合同约定全面履行自己的义务,并随时督促对方当事人及时履行其义务；若有约定不明确的，可以协议补充；若不能达成协议的，应按照合同的有关条款和交易习惯确定；
6.2在合同履行期间，应妥善收集、保管好经双方确认的单据、凭证及往来反馈、回复签署的材料及签字确认标的物的样品资料等；
6.3合同履行期如出现异常或违约事件发生时应及时告知法务部以协助处理和收取相关证据。
七、合同的变更、解除
7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
7.2在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并可以单方解除合同，但应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
7.2.1经营状况严重恶化；
7.2.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
7.2.3丧失商业信誉；
7.2.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
7.3变更或解除合同的，应当采用书面形式；
7.4我方要求变更、解除合同的，应当事先向法务部报告，并提出变更的意见；对方要求变更、解除合同的，经办人接到对方通知后应立即报告法务部，并会同法务部提出处理意见。
7.5变更、解除后的合同应当报法务部备案（见附件四、五）。
7.6在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
7.7在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
九、合同纠纷的处理
9.1 发生合同纠纷，经办人和合同主导部门要及时报告法务部（见附件六）。
9.2 重大疑难案件，由法务部主管提出处理建议，报总裁办决定。
9.3 法务部要随时掌握纠纷处理的进程，发现问题，及时报总裁办决定。
9.4 经办人要协助法务部做好起诉、应诉和仲裁工作，并将与案件有关的全部资料移交给法务部。
9.5 合同纠纷解决后，由法务部向总裁办提交合同纠纷处理报告。
十、合同管理的责任
10.1本公司实行二级合同管理，公司法务部全面负责公司的合同管理；业务、采购部门等合同主导部门的共同参与合同管理。
10.2公司的合同专用章专人管理，公司财务部负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总裁办批准。
10.3合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
10.4 合同主导部门经办人和直接主管在签订和履行合同过程中因过失造成经济损失的，将视情节轻重承担相应的责任，包括经济赔偿、公司之行政处罚等。
10.5合同主导部门经办人和直接主管负连带责任。
十一、 考核与奖惩
11.1公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司法务部对本办法执行情况的监督考核。
11.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，由法务部提报总裁办决定予以奖励。
11.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
11.3.1未经授权批准或超越职权签订合同；
11.3.2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
11.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同。
11.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
11.4.1因工作过失致使公司被诈骗；
11.4.2公司履行合同未经对方当事人确认；
11.4.3遗失重要证据；
11.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
11.4.5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
11.4.6其他违反公司相关制度的。
11.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
11.6由法务部提出责任追究意见书（见附件八）。意见书的主要内容包括：
11.6.1案情简要；
11.6.2公司的损失情况；
11.6.3责任人员的过错；
11.6.4责任依据；
11.6.5处理建议。
11.7总裁办接到意见书后，应当组织相关部门的负责人讨论，责任人应到场介绍情况并对是否承担责任发表意见。
11.8 根据本办法和本集团其他有关规定，结合会议讨论情况，由审计部起草相应的决定，报总裁办审批签发，见附件九。
十二、合同的归档与检查
12.1各合同主导部门与合同相对方需所签订合同一般为一式三份（视具体情况而定，由合同主导部门和法务部门各执一份原件）
12.2各合同主导部门应将合同的原件或复印件以及各种备案表交由本部门的兼职人员进行归档管理。
12.3法务部检查合同的时间为每半年一次，上半年的检查时间为6月15-30日，下半年的检查时间为12月15-31日。检查的职责主要为合同的签定是否按照本办法操作，文档管理是否有序规范。
十三、实施
13.1本办法由总裁办签发。
13.2本办法自2009年 月 日起施行。
1.1为加强对本集团合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本办法。
1.2本办法适用于集团各事业处、直属经营单位相关部门对外签定的合同及合同的管理工作。
1.3本办法适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、供电（水、汽）合同、服务合同等。
二、管理机构及其职责
2.1 合同管理实行由集团法务部统一归口管理、各部门分别负责的管理体制。
2.2 法务部负责合同的修改与审核，定期检查合同的执行情况，发生纠纷后的处理。
2.3集团各事业处、直属经营单位相关部门（以下简称合同主导部门）负责主导与本部门、本公司业务相关的合同的谈判、拟订等事宜。并应设置兼职人员进行签定后的归档管理、跟踪管理、发生纠纷后的初步证据收集等合同管理工作。
2.4 各合同主导部门设置兼职管理人员，该人员系本部门的职员。
三、合同管理人员培训
3.1 法务部要做好合同主导部门、谈判人员、签定人员、兼职管理人员的业务培训，提高法律意识，更好的维护本公司的利益。
3.2 合同管理人员业务培训每年至少在6个学时，并进行相应的考核。
四、签订合同的程序及审查
4.1合同主导部门负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；
4.2合同主导部门具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；
4.3合同主导部门在订立合同前，应当将对方当事人基本情况以及合同类型、标的额、用途、经办人等基本情况以书面形式向法务部备案，备案申请表详见附件一。
4.4法务部可起草合同文本或对原合同草稿下达签订合同指导意见书（见附件二）。
4.5法务部审查完毕应出具合同审查意见书（见附件三）。
4.6法务部合同审查时间为三个工作日。
4.7合同主导部门负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报法务部门审核同意（附件四、附件五）；
4.8合同主导部门负责所承办合同原件归档。
4.9法务部对正式文本进行审查，认为符合法律规定，有利于企业经营的，审批同意；如果认为合同上有法律漏洞，应当要求合同主导部门补充修改。必要时，法务部可直接进行修改。
4.10对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约，但经总经理特别授权并发给委托证明书的例外。
五、合同的签订
5.1一般合同的签订、审查批准
5.1.1订立合同前，合同主导部门应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
5.1.2订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，应当采用书面形式；
“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
5.1.3当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
5.1.4合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
5.1.5合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。
5.1.6对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）
5.1.7价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
5.1.8履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或镇一级；
5.1.9买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库收发人员签单等。
5.1.10合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
5.1.11合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
5.1.12对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
5.1.13履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
5.1.14根据《合同法》对违约责任作适当约定，注意合同的公平性。
5.1.15解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构；除合同履行地在我住所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在地人民法院管辖
5.2重大经济合同的签订、审批和履行
5.2.1订立重大经济合同，须由合同主导部门牵头，会同财务部、审计部、法务部、总裁办等部门组成合同谈判小组，共同参与合同签订的调研、招标、谈判。未经合同谈判小组参与订立的重大合同，发生问题由合同承办部门负责。
5.2.2合同主导部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：
5.2.3合同主导部门要对方当事人主体资格审查。包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证(如是本地企业,这些信息可到“东莞市工商局”免费调取机读档案获取)。
5.2.4合同主导部门要对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。
5.2.5对方合同承办人员资格审查。包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。
5.2.6重大合同签订在遵合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同审查会审表交存法务部一份备案。
5.2.7合同主导部门在与对方谈判时，可视具体情况邀请法务部人员参加；
六、合同的履行
6.1合同主导部门应当按照合同约定全面履行自己的义务,并随时督促对方当事人及时履行其义务；若有约定不明确的，可以协议补充；若不能达成协议的，应按照合同的有关条款和交易习惯确定；
6.2在合同履行期间，应妥善收集、保管好经双方确认的单据、凭证及往来反馈、回复签署的材料及签字确认标的物的样品资料等；
6.3合同履行期如出现异常或违约事件发生时应及时告知法务部以协助处理和收取相关证据。
七、合同的变更、解除
7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
7.2在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并可以单方解除合同，但应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
7.2.1经营状况严重恶化；
7.2.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
7.2.3丧失商业信誉；
7.2.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
7.3变更或解除合同的，应当采用书面形式；
7.4我方要求变更、解除合同的，应当事先向法务部报告，并提出变更的意见；对方要求变更、解除合同的，经办人接到对方通知后应立即报告法务部，并会同法务部提出处理意见。
7.5变更、解除后的合同应当报法务部备案（见附件四、五）。
7.6在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
7.7在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
九、合同纠纷的处理
9.1 发生合同纠纷，经办人和合同主导部门要及时报告法务部（见附件六）。
9.2 重大疑难案件，由法务部主管提出处理建议，报总裁办决定。
9.3 法务部要随时掌握纠纷处理的进程，发现问题，及时报总裁办决定。
9.4 经办人要协助法务部做好起诉、应诉和仲裁工作，并将与案件有关的全部资料移交给法务部。
9.5 合同纠纷解决后，由法务部向总裁办提交合同纠纷处理报告。
十、合同管理的责任
10.1本公司实行二级合同管理，公司法务部全面负责公司的合同管理；业务、采购部门等合同主导部门的共同参与合同管理。
10.2公司的合同专用章专人管理，公司财务部负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总裁办批准。
10.3合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
10.4 合同主导部门经办人和直接主管在签订和履行合同过程中因过失造成经济损失的，将视情节轻重承担相应的责任，包括经济赔偿、公司之行政处罚等。
10.5合同主导部门经办人和直接主管负连带责任。
十一、 考核与奖惩
11.1公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司法务部对本办法执行情况的监督考核。
11.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，由法务部提报总裁办决定予以奖励。
11.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
11.3.1未经授权批准或超越职权签订合同；
11.3.2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
11.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同。
11.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
11.4.1因工作过失致使公司被诈骗；
11.4.2公司履行合同未经对方当事人确认；
11.4.3遗失重要证据；
11.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
11.4.5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
11.4.6其他违反公司相关制度的。
11.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
11.6由法务部提出责任追究意见书（见附件八）。意见书的主要内容包括：
11.6.1案情简要；
11.6.2公司的损失情况；
11.6.3责任人员的过错；
11.6.4责任依据；
11.6.5处理建议。
11.7总裁办接到意见书后，应当组织相关部门的负责人讨论，责任人应到场介绍情况并对是否承担责任发表意见。
11.8 根据本办法和本集团其他有关规定，结合会议讨论情况，由审计部起草相应的决定，报总裁办审批签发，见附件九。
十二、合同的归档与检查
12.1各合同主导部门与合同相对方需所签订合同一般为一式三份（视具体情况而定，由合同主导部门和法务部门各执一份原件）
12.2各合同主导部门应将合同的原件或复印件以及各种备案表交由本部门的兼职人员进行归档管理。
12.3法务部检查合同的时间为每半年一次，上半年的检查时间为6月15-30日，下半年的检查时间为12月15-31日。检查的职责主要为合同的签定是否按照本办法操作，文档管理是否有序规范。
十三、实施
13.1本办法由总裁办签发。
13.2本办法自2009年 月 日起施行。
